…ебление отглагольных существительных на «ение» (исполнение, признание, решение).

4) Словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на основании, в отношении, в целях и др.).

5) Повествовательный характер изложения.

6) Употребление сложных синтаксических конструкций.

7) Полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств языка.

8) Слабая индивидуализация стиля.

3. Унификация языка служебных документов

Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;
строгое соответствие между составом информации и видом документа;
использование унифицированных речевых средств, устойчивых оборотов, словосочетаний, модели предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами.

Унификация текстов документов оправдана с технической точки зрения. С психологической точки зрения она тоже оправдана, так как облегчается и ускоряется процесс документооборота.

Унификация языка документов – это, прежде всего, восстановление и применение правильных построений предложений по определенным моделям, которые соответствуют тем или иным жизненным ситуациям. Эти ситуации диктуют выбор соответствующего документа. Если необходимо просить руководство организации, то необходимым документом окажется заявление.

Первый этап пишущего в сфере делового общения – это уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор, в соответствии с ней жанра документа.

4. Формы документов

Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формы или схемы соответствующему документу. Всякий документ понимается как сумма его реквизитов, то есть сумма постоянных элементов содержания и содержательно композиционная схема (последовательность и порядок реквизитов в тексте). Это могут быть следующие данные:

об адресате, кому адресован документ;
об адресанте, кто автор документа;
наименование жанра документа. В некоторых документах название обязательно (заявление), а в некоторых случаях оно не ставится (деловые письма);
опись документальных приложений (если необходимо);
дата;
подпись автора документа.

Заявление.

Составные части этого вида документа:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта, т.е. заявителя;

3) наименование документа.

4) Формулировка просьбы с краткой, но исчерпывающей аргументацией;

5) Дата (слева);

6) Подпись (справа).

Расположение реквизитов заявления

-1-

-2-

-3-

-------------- 4 ----------------

-5- -6-

Доверенность – это другой распространенный жанр документа. Это поручение кому-либо определенных действий или передача определенных прав доверителя. Доверенность имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа;

2) наименование доверителя (Ф.И.О., должность или адрес);

3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав. При этом доверенность получает юридическую силу тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией, то есть подписью должностного лица или печатью;

4) наименование доверенного лица (Ф.И.О., должность или адрес);

5) дата;

6) подпись;

7) заверение подписи.

Расположение реквизитов доверенности

-1-

Я, -2- …, доверяю

-3- -4-

-5- -6-

-7-

Таким образом, при составлении текста делового жанра необходимо учитывать некий образец, в котором необходимо соблюдать:

набор параметров, реквизитов;
их последовательность;
их пространственное расположение.

Лекция № 6. Официально-деловой стиль

Правила оформления документов.
Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция.
Речевой этикет в документе.
Реклама в деловой речи.

1. Правила оформления документов.

Деловая речь, это совокупность стандартов письменной речи, которые необходимы в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя формы документации (набор, использование и расположение реквизитов).

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованием стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории:

1) Документы для внутреннего пользования;

2) Документы для внутреннего пользования.

Большинство реквизитов на документах для внутреннего или внешнего пользования одинаковы, но есть различия. Документы для внутреннего пользования называются управленческими или организационно-распорядительными. По новому ГОСТу 6.30 - 2003 установлено 29 реквизитов. Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и месторасположение, требования к изготовлению бланков и учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Каждый документ имеет юридическую силу тогда, когда в нем есть все реквизиты, обязательные для данного вида документа. Например, реквизиты для письма:

наименование организации;
почтовый адрес;
адресат;
заголовок текста;
дата;
индекс;
текст;
подписи;
Ф.И.О. исполнителя;
номер телефона исполнителя.

В процессе подготовки и оформления документов состав может быть дополнен другими реквизитами. Часто документы оформляются на бланках трех видов:

1-й вид – бланк служебного письма;

2-й вид – бланк для конкретного вида документа;

3-й вид – бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются на бумаге А4 и А5.

2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция

К распорядительным документам принадлежат:

приказ;
распоряжение;
указание;
инструкция и др.

К инструктивно-методическим (организационным):

устав;
структура;
штатная численность аппарата управления;
штатное расписание;
правило внутреннего трудового распорядка;
должностная инструкция и др.

Отдельно выделяют такие виды документов как:

протокол;
акт;
докладная или объяснительная записка;
справка.

Документы для внешнего пользования называют деловыми или коммерческими письмами. Они служат важнейшим средством связи какой-то организации с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали сделки, предъявляют претензии и тому подобное. К ним относятся, прежде всего, простые деловые письма, не сложные по содержанию и небольшие по объему документы, которые рассылаются в коммерческих целях. В них содержатся: обычная просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения информации или продукции.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, а также и морфологию, и синтаксис, и графику, и пунктуацию, и стиль, и внешнее оформление.

3. Речевой этикет в документе

В мировой практике кроме национальных особенностей сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб, выражение признательности, способы аргументации. Речевой этикет в документе проявляется при выборе слов и словосочетаний. В синтаксисе – построение фразы и всего текста. Уже сложились такие формы обращения в официальной письменной речи:

Уважаемый Иван Иванович, …
Уважаемый Иван Иванович!

Запятая после обращения придает письму более будничный, личный характер. Знак восклицания – более подчеркивает значимость и официальный характер письма. Но в последнее время в документах, которые публикуются в прессе, все чаще вместо восклицательного знака после обращения встречается запятая, как принято в английских текстах. Но при этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, как в английском языке, а со строчной.

Оттенки обращения выражают характер отношения. «Уважаемые коллеги!» - обычная форма обращения людей одной профессии. Более эмоциональный и доверительный характер – «Дорогие коллеги!». Нейтральный сухой тон подчеркивается, когда письмо начинается – «коллега». Если в письме указываются имя, отчество, а фамилия не называется, обращение приобретает личный характер. Включение в обращение фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный характер. Формой соблюдения этикета может служить употребление вводных слов и оборотов, выражающих отношение говорящего к теме и адресату. С их помощью можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем самым подчеркнуть внимание и осведомленность относительно затронутого вопроса («как Вам уже известно, мы очень заинтересованы …»). Вводные конструкции устраняют категоричность тона изложения и тем самым вносят непринужденность в сферу официального письменного общения. В современной официально-деловой переписке нет личного местоимения «я». Вместо «я» - «прошу», «прошу Вас». Не рекомендуется «мною решено», правильнее «я решил».

Нужно обязательно отметить, что основное требование, предъявляемое к официальному письму – объективность содержания, что обуславливает нейтральность тона изложения. В официальных письмах не рекомендуется ирония, грубость. Например, есть очевидная разница в тоне следующих выдержек из деловых писем, раскрывающих один и тот же факт.

Не следует впадать и в другую крайность: использовать вычурные обороты с выражением чрезмерной вежливости. Неуместны в деловых письмах обороты типа: «не откажите в любезности».

Необходимо отметить, что современной деловой корреспонденции скорее присуща сухость излжения, чем увлечение чрезмерной вежливостью.

Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другой организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже обвинять.

4. Реклама в деловой речи

Реклама – это социально-психологический феномен, активно ворвавшийся в нашу жизнь. Она существовала всегда. В России – со времён берестяных грамот. В советский период реклама не носила нынешний характер. Реклама представляет собой особый социальный институт. В России существует более 3000 различных агентств. Особенность российской рекламы – раньше она не была составной частью жизни потребителя, нося лишь информационный характер. Особенно плохо рекламу воспринимает старшее поколение. Часто его представители плохо воспринимают эротические ситуации. Очень восприимчивы к рекламе дети. Под влиянием детей совершаются многие покупки. Детская психика очень восприимчива к рекламе. Последние годы реклама стала более качественной. Это связано с тем, что:

реклама стала более адресной;
стало меньше рекламы, рассчитанной на высокий доход населения;
появились дипломированные специалисты в области рекламы.

К сожалению, в российской рекламе не всегда учитываются элементы культуры речи.

Лекция № 7. Разговорный стиль.

Разговорный стиль в системе функциональных стилей русского литературного языка.
Условия функционирования в разговорной речи.
Языковые особенности разговорного стиля.
Норма разговорной речи.

1. Разговорный стиль в системе функциональных стилей русского литературного языка

Разговорный стиль называют разговорно-обиходным или разговорно-бытовым. Он обслуживает сферу повседневного бытового, непринужденного, неофициального общения. Разговорный стиль реализуется в форме непринужденного полилога или диалога на бытовые темы, а так же в форме частной неофициальной переписки. Под непринужденностью общения понимают отсутствие установки на сообщение, имеющее официальный характер (лекция, выступление, экзамены и т.п.). Неофициальные отношения между говорящими и отсутствие фактов, нарушающих неофициальное общение.

Разговорная речь функционирует лишь в частной сфере общения, обиходно-бытовой, дружеской, семейной.

В сфере массовой коммуникации разговорная речь неприемлема. Форма реализации – устная. Это не означает, что разговорный стиль ограничивается бытовой тематикой. Разговорная речь может затрагивать и другие темы (разговор об искусстве, науке, политике, спорте и т.д.) в кругу знакомых людей. Разговорный стиль противопоставлен всем другим книжным стилям, так как они функционируют в тех или иных сферах общественной деятельности. Однако разговорная речь включает в себя не только специфичные языковые средства, но и нейтральные, которые являются основой литературного языка, поэтому этот стиль связан с другими стилями, которые используют нейтральные языковые средства.

2. Условия функционирования разговорной речи

Разговорный стиль характеризуется особыми условиями функционирования:

отсутствие предварительного обдумывания высказывания, т.е. отсутствие возможности отбора языкового материала;
разговорное общение возможно только при неофициальных отношениях между говорящими;
использование неязыковых (невербальных) средств;
разговорная речь может реализоваться только при непосредственном участии говорящего;
разговорная речь зависит от условия общения: адресант речи – это говорящий или пишущий человек, адресат – тот, кто читает или слушает.

Разговорное общение бывает между хорошо знающими друг друга людьми в какой-то конкретной ситуации, поэтому говорящие имеют определенный запас знаний.

3. Языковые особенности разговорного стиля

Разговорный стиль имеет свои лексические и грамматические особенности. Характерная черта – лексическая разнородность. Здесь встречается и общая книжная лексика, особенно связанная с понятием реалий быта. Бытовизмы – «сковородка», «пижама», «кастрюля» и т.д., они нейтральны и могут употребляться в других стилях. В разговорной речи могут встречаться и термины, и иноязычные заимствования, слова высокой стилистической окраски, некоторые просторечья, диалектизмы и жаргонизмы. Это объясняется тематическим разнообразием, которые не ограничиваются рамками бытовых тем, обиходных реплик.

Лексика разговорного стиля очень богата и разнообразна. Она включает большое количество слов, имеющих нейтральные или книжные синонимы (получка - зарплата, батя - отец, роспись – подпись). Она включает в себя уменьшительные формы, которые служат формой выражения экспрессии, вежливости, дружеской фамильярности, иронии, извинения. Можно выделить разговорную лексику, относящую к разным частям речи. Например, имена существительные (балагур, вранье, ерунда, толкотня), имена прилагательные (безалаберный, долговязый, мудреный, нынешний, расхлябанный), глаголы (балагурить, мешкать), наречия (баста, в конец, кувырком), частицы (вот как, как же, как раз), междометия (вот так, вот тебе и раз).

Фразеология разговорной речи.

Она содержит разнообразные экспрессивно-оценочные оценки (иронический, пренебрежительный, шутливый: ад кромешный, без году неделя, ветер в голове, глядеть в оба, едва ноги носит, дело в шляпе, заварить кашу, обвести вокруг пальца, яблоку негде упасть). Разговорной речи свойственны эмоционально-экспрессивные оценки субъективного характера, то есть когда говорящий выступает как частное лицо и выражает свое личное мнение или отношение. Та или иная ситуация может оцениваться очень преувеличенно. Характерно использование слов в переносном значении: в голове у тебя - каша, в саду - цветов море, пить хочу – умру.

Словообразование в разговорной речи.

Для многих слов в разговорной речи характерно образование при помощи определенных суффиксов:

-ак, -як (простак, добряк);
-ан, -ян (старикан, грубиян);
-ач (бородач, трюкач);
-аш (торгаш);
-лк(а) (раздевалка, читалка).

Слова с суффиксом – ш, которые обозначают лиц женского пола по их профессии (кассирша, секретарша, докторша).

Особенности синтаксиса разговорной речи.

Порядок слов в разговорной речи отличается от письменной. Главная информация концентрируется в начале высказывания. Говорящий начинает речь с главного элемента сообщения. Чтобы обратить внимание слушающего на главную информацию, пользуются интонационным выделением:

1) порядок слов разнообразен;

2) преимущественное использование диалога – характерная черта;

3) преобладание простых предложений над сложными;

4) широкое использование вопросительных и восклицательных предложений с частицами, местоимениями, наречиями соответственного характера;

5) использование входных слов и оборотов;

6) часто встречаются перерывы в речи, паузы, связанные с различными чувствами говорящего;

7) лексические повторы: да-да, нет-нет, так-так и др.

8) обратный порядок слов с целью подчеркнуть роль выделяемого слова.

В области морфологии разговорной есть особенности: в цеху – вместо в цехе, в отпуску – вместо в отпуске. Встречаются особые морфологические формы: договора – вместо договоры, сектора вместо секторы, ректора – вместо ректоры; формы сравнительной степени прилагательных: поменьше, покрасивее, быстрее, получше; особые формы инфинитива: видать – видеть, слыхать – слышать, мерять – мерить.

4. Норма в разговорной речи

Нормой в разговорной речи признается то, что постоянно употребляется в речи носителей литературного языка и не воспринимается как ошибка, т.е. «не режет слуха». Часто встречаются такие произношения в особой форме обращения, как усечённый именительный падеж личных имен, иногда с повтором (Кать, Володь, Мань – а Мань). В разговорной речи существительные в именительном падеже употребляются там, где в литературном языке возможен только косвенный падеж.

Нормы в разговорной речи имеют одну особенность: они не являются строго обязательными в том плане, что на месте разговорной речи может быть употреблена литературная норма. Это не нарушает разговорный статус текста. Существует однако большое количество слов, форм, оборотов, которые в разговорной речи неуместны, нетерпимы.

Лекция № 8. Невербальные средства общения

Значение невербальных средств общения.
Виды невербальных средств общения:

а) паралингвистика;

б) кинесика;

в) дистанции в общении.

Национальная специфика невербального общения.

1. Значение невербальных средств

Эффективность общения понимается не только степенью понимания слов собеседника, но и умением правильно оценивать поведение участников общения, их мимику, жесты, движения, позу, т.е. понять язык невербального поведения. От лат. «verbalis» - устный, словесный. Этот язык позволяет говорящему полнее выразить свои чувства, показывает, насколько участники диалога владеют собой, как они в действительности относятся друг к другу. Психологами установлено, что в процессе общения людей 60-80 % коммуникации осуществляются за счет невербальных средств общения, и только 20-40 % информации передаётся с помощью вербальных средств. Эти данные заставляют задуматься о значении невербалики для психологии общения и взаимопонимания. Это важно и при деловом общении, при проведении деловых бесед, переговоров, встреч и т.д., когда необходимо обращать внимание на значение жестов и мимику человека, овладеть искусством толкования этого особого языка, языка телодвижений, на котором разговаривают, не осознавая этого. Особенностью этого языка является то, что он определяется импульсами нашего подсознания. Отсутствие возможности подделать эти импульсы, позволяет нам доверять этому языку больше, чем вербальному (обычному) каналу общения.

2. Виды невербальных средств

а) Паралингвистика

Слово «паралингвистика» происходит от греческого слова «para» – возле, при. Это интонация, это паузы, темп, тональность, сила звука, которые обогащают речь и привлекают внимание публики. Кинесика – это совокупность мимики, движений, жестов, поз.

К этой классификации добавляют в качестве спецификации средств общения зрительный контакт и предметно организационное пространство. Тембр, ритм, интонация, паузы нередко говорят общающимся больше, чем содержание фраз. Вокальное сопровождение слов может много рассказать внимательному слушателю о состоянии говорящего, так как оно отвечает за 30-40 % смысловой информации. Часто чрезмерно высокий или пронзительный голос расценивается как признак беспокойства.

Неожиданные спазматические изменения ритма скорости речи, утрата пауз, разрыв слов, форсирование звуков, неуместный смех, учащенное дыхание часто рассматривается как симптом напряженности. Очень много для понимания может дать смысловое ударение. Обычно изменение громкости голоса связано с интенсивностью переживаемых эмоций. Возбужденные люди всегда говорят громко. Если повышенная громкость порождена чем-то, что вызывает восторг, радость, то не следует ограничивать выражение чувств. Если же громко говорит от испуга или гнева, беспокойства, разочарования, а вы не в состоянии продолжать беседу в этом тоне, то постарайтесь успокоить собеседника, снять эмоциональный накал.

б) Кинесика

Кинесика – это совокупность мимики, движений, жестов, поз.

Главным показателем чувств говорящего является выражение лица, то есть мимика. Для каждого человека с одной стороны необходимо уметь расшифровывать, понимать мимику собеседника, с другой – знать, в какой степени он сам владеет мимикой, насколько она выразительна. Самое привлекающее внимание в облике другого человека – это его лицо. Психологи считают, что существует более 20000 мимических движений. Из этих выделяют 6 основных, которые выражают основные эмоции:

1) радость;

2) гнев;

3) удивление;

4) отвращение;

5) страх;

6) грусть.

Установлено, что основную информационную нагрузку несут брови и область вокруг рта, губы. Все люди, независимо от национальности и культуры с достаточной точностью могут объяснить мимику как выражение соответствующих эмоций. Обсуждая информацию, которую можно прочитать с лица человека, нужно сказать о направленности взгляда. Это - важный инструмент общения. Очень неприятно общаться с человеком, когда во время разговора он отводит взгляд или пристально смотрит на вас. Учеными показано, что взгляд связан с процессом формирования высказывания и трудностью этого процесса. Когда человек только формирует мысль, он чаще всего смотрит в сторону, когда мысль готова – на собеседника. Если же речь идет о сложных вещах, на собеседника смотрит тот, кто говорит больше, чтобы проверить его реакцию и заинтересованность. Слушающий больше смотрит в сторону говорящего и «посылает» ему сигналы обратной связи. Взгляд – важный инструмент общения, но не только он несет значительную часть информации, но и лицевая экспрессия.

В среднем на протяжении часового разговора финн прибегает к жестикуляции всего один раз, итальянец – 80 раз, француз – 120 раз, мексиканец – 180 раз. Причем жесты могут пониматься не только как движения рук, которые используются для передачи информации, но и как выражение своего отношения к сказанному, как манеры поведения, которые отражают отношение кого-то к кому-то.

Невербальные формы поведения, жесты исторически предшествовали появлению речи, потому они менее контролируемы интеллектом. Вместе с позой жесты составляют элементарные единицы пространственного поведения человека. Выражение агрессивности, уверенности, разочарования наглядно можно продемонстрировать следующими жестами:

1) - это тесно сплетенные пальцы рук, особенно если кисти лежат на коленях;

- тесно сжатый кулак.

2) - руки, соединенные кончиками пальцев, когда ладони не соприкасаются;

- подбородок высоко поднят.

3) - почесывание затылка;

- расстегивание воротничка рубашки;

- постукивание ногой по полу.

Важно отметить, что лучшим считается тот жест, который органически сливается со словом и усиливает воздействие его на слушателя.

в) Дистанции в общении

Объятия, рукопожатия, прикосновения и поглаживания в большей степени, нежели другие элементы невербального поведения выполняют функцию показателя степени близости общающихся. Неадекватное понимание невербального поведения может привести к конфликтам. Для европейской культуры существуют определенные нормы приближения людей в зависимости от характера их отношения:

1) интимное (15-45 см);

2) персональное общение для знакомых людей (46-120 см);

3) социальное общение при официальном общении (120-400 см);

4) публичное общение при выступлении перед аудиторией (400-750 см).

Выбор дистанции общения всегда осуществляется неосознанно.

3. Национальная специфика невербального общения

Один и тот же жест имеет различное понимание в разных странах. Так, например, в США и многих других странах жест, образованный большим и указательным пальцем, говорит, что «всё нормально», «отлично» или просто «О' кей», в Японии он обозначает деньги, в Португалии – что-то неприличное.

Когда француз, немец или итальянец считают идею глупой, они выразительно стучат себя по голове.

Когда британец или испанец стучат себя по лбу, означает, что он доволен собой. Когда француз хочет сказать, что это верх изысканности, то шлет воздушный поцелуй, если француз потирает кончик носа, то что-то не так.

Движение пальца из стороны в сторону – в США, Италии, Финляндии – легкое осуждение, угроза или призыв прислушаться к сказанному; в Нидерландах и Франции – отказ.

Жесты – телесное проявление эмоций. Их называют духовными элементами общения. Жесты несут много различной информации.

Итак, сознательное наблюдение за своей мимикой, жестами, мимикой и позами других людей, очень важно в деловом общении для осуществления профессиональной коммуникации, в частности, особенно для тех специалистов, чья работа будет тесно связана с людьми.

Никогда не следует забывать, что очень большой процент информации передаётся невербально и этому каналу общения можно доверять, иногда больше, чем словесно выраженной информации.

Конструктор сайтов - uCoz